Eine Auftragsabwicklung, die auf handschriftlichen Protokollen lief.

Ausgangslage

Das System läuft für zwei Abschleppdienste, acht bis zehn Disponenten arbeiten damit, rund um die Uhr im Schichtbetrieb. Erfasst wurde vorher auf vorgedruckten Protokollblättern, häufig drei Aufträge auf einem Zettel, und erst danach ging das Protokoll heraus. Eintragungen wurden vergessen, Werte falsch übernommen, Protokolle zu spät versendet. Die Rechnungen schrieb jemand alle paar Tage von Hand aus den Protokollen ab. Was nicht zusammenpasste, fiel oft erst dort auf.

Was wir gebaut haben

• Ein durchgehendes System, in dem Aufträge, Fahrzeuge und Preise hinterlegt sind, statt auf Papier zu stehen.
• Prüfungen schon beim Erfassen, unter anderem auf Kennzeichen, Straßen und Uhrzeiten. Was nicht stimmt, fällt auf, bevor der Auftrag abgeschlossen ist.
• Aus dem abgeschlossenen Auftrag entsteht die Rechnung, ohne dass jemand Zahlen überträgt.
• Das Protokoll geht direkt nach Auftragsabschluss per Mail heraus, nicht gesammelt am Ende.
• Jeder Schritt lässt sich auf manuell stellen, wenn ein Fall geprüft werden muss. Automatisch ist der Normalfall, nicht der Zwang.
• Zwei Auftragsarten mit getrennten Wegen: Werkstattaufträge von Privat- und Geschäftskunden auf der einen Seite, Abschleppaufträge für behördliche Auftraggeber auf der anderen. Jede Art hat eigene Rechnungen und ein eigenes Archiv.
• Quittungen für Barzahler neben der Rechnungsstellung, dazu Auswertungen darüber, welcher Fahrer was gefahren hat und wie viel an einem Tag los war.
• Ein Dunkelmodus, weil rund um die Uhr in Schichten gearbeitet wird. Bei Nachtdienst ist das keine Spielerei, sondern eine Frage der Augen.

Ergebnis

Das Protokoll geht heute direkt nach dem Auftrag heraus statt gesammelt, und die Rechnung folgt am nächsten Tag statt alle paar Tage in Handarbeit. Aus dem Protokollblock ist ein System für den ganzen Hof geworden, von der Disposition bis zur Auswertung.