Aufträge auf dem Papierblock, Rechnungen von Hand abgeschrieben.

Ausgangslage

Das System läuft für zwei Abschleppdienste, acht bis zehn Disponenten arbeiten damit, rund um die Uhr im Schichtbetrieb. Vorher lief alles über vorgedruckte Protokollblätter, oft drei Aufträge auf einem Zettel, und das Protokoll folgte erst danach. Mal fehlte ein Eintrag, mal stand ein falscher Wert drin, mal kam das Protokoll zu spät. Die Rechnungen schrieb jemand alle paar Tage von Hand aus den Protokollen ab. Was nicht zusammenpasste, fiel oft erst dort auf.

Was wir gebaut haben

• Alles liegt in einem System: Aufträge, Fahrzeuge und Preise. Der Zettel ist weg.
• Geprüft wird schon beim Eintragen, etwa Kennzeichen, Straßen und Uhrzeiten. Was nicht stimmt, fällt auf, bevor der Auftrag abgeschlossen ist.
• Aus dem fertigen Auftrag entsteht die Rechnung, ohne dass jemand Zahlen überträgt. Das Protokoll geht direkt danach per Mail raus.
• Jeder Schritt lässt sich auf manuell stellen, wenn ein Fall geprüft werden muss. Automatisch ist der Normalfall, nicht der Zwang.
• Zwei Auftragsarten, die getrennt laufen: Werkstattaufträge von Privat- und Geschäftskunden, Abschleppaufträge für behördliche Auftraggeber. Jede Art hat eigene Rechnungen und ein eigenes Archiv.
• Wer bar zahlt, bekommt seine Quittung. Dazu Auswertungen darüber, welcher Fahrer was gefahren hat und wie viel an einem Tag los war.
• Ein Dunkelmodus, weil rund um die Uhr in Schichten gearbeitet wird. Bei Nachtdienst ist das keine Spielerei, sondern eine Frage der Augen.

Ergebnis

Das Protokoll geht heute direkt nach dem Auftrag raus, die Rechnung folgt am nächsten Tag. Aus dem Protokollblock ist ein System für den ganzen Hof geworden, von der Disposition bis zur Auswertung.